Datenschutzhinweise des Fachbereichs Jugend-Ferienbetreuung und Kostenbeitragserhebung
Datenschutzhinweise des Landkreises Göttingen gemäß Art. 13 und 14 DSGVO zur Ferienbetreuung und Kostenbeitragserhebung
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Ferienbetreuung, der Selbsteinstufung, der Kostenbeitragserhebung, einer möglichen Kostenbeitragsbefreiung sowie einer möglichen Überprüfung der Angaben ist:
Landkreis Göttingen
Fachbereich Jugend
Reinhäuser Landstraße 4
37083 Göttingen
E-Mail: ferienbetreuung@landkreisgoettingen.de
Telefon: 0551 525-3773
2. Datenschutzbeauftragte/r
Die/den Datenschutzbeauftragte/n des Landkreises Göttingen erreichen Sie unter:
Landkreis Göttingen – Datenschutzbeauftragte/r
Reinhäuser Landstraße 4
37083 Göttingen
E-Mail: datenschutz@landkreisgoettingen.de
3. Zweck der Datenverarbeitung
Der Landkreis Göttingen verarbeitet personenbezogene Daten, soweit dies für die Durchführung, Verwaltung und Abrechnung von Ferienbetreuungsangeboten in der Zuständigkeit des Landkreises Göttingen erforderlich ist.
Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:
• Prüfung und Zuordnung von Anmeldungen zu Ferienbetreuungsangeboten,
• Prüfung, ob ein Kind zum Kreis der rechtsanspruchsberechtigten Kinder gehört,
• Zuordnung zur Kostenbeitragsstaffel auf Grundlage der verbindlichen Selbsteinstufung,
• Festsetzung und Abrechnung des Kostenbeitrages,
• Prüfung einer Kostenbeitragsbefreiung bei Bezug bestimmter Sozialleistungen,
• Prüfung einer Geschwisterermäßigung bei gleichzeitiger Buchung mehrerer rechtsanspruchsberechtigter Geschwisterkinder,
• Kommunikation mit den Eltern bzw. Personensorgeberechtigten,
• Durchführung stichprobenartiger oder anlassbezogener Überprüfungen der Selbsteinstufung,
• Bearbeitung von Rückfragen, Korrekturen, Erstattungen, Nachforderungen oder Widersprüchen,
• interne Dokumentation, Haushaltsabwicklung und rechtssichere Nachweisführung.
4. Welche Daten werden verarbeitet?
Je nach Einzelfall verarbeitet der Landkreis Göttingen insbesondere folgende personenbezogene Daten:
Angaben zum Kind
• Name und Vorname,
• Geburtsdatum,
• gebuchtes Ferienbetreuungsangebot,
• Angaben zur Rechtsanspruchsberechtigung,
• Angaben zu gleichzeitig angemeldeten rechtsanspruchsberechtigten Geschwisterkindern, soweit eine Geschwisterermäßigung geltend gemacht wird.
Angaben zu den Eltern bzw. Personensorgeberechtigten
• Name und Vorname,
• Geburtsdatum,
• Anschrift,
• Telefonnummer,
• E-Mail-Adresse,
• Angaben zur Haushaltsgröße,
• Angaben zur verbindlichen Einstufung in die Kostenbeitragsstaffel,
• Angaben zu einem möglichen Leistungsbezug, soweit eine Kostenbeitragsbefreiung geltend gemacht wird.
Angaben zur Kostenbeitragserhebung
• gewählte bzw. festgesetzte Einkommensstufe,
• Höhe des Kostenbeitrages,
• Angaben zur Geschwisterermäßigung,
• Zahlungs- und Abrechnungsinformationen,
• Korrespondenz im Zusammenhang mit der Festsetzung, Zahlung, Erstattung oder Nachforderung von Kostenbeiträgen.
Nachweise
Grundsätzlich ist das Berechnungsblatt zur Einkommensermittlung nur eine Hilfestellung für die Eltern bzw. Personensorgeberechtigten und muss nicht beim Landkreis Göttingen eingereicht werden.
Nachweise werden nur verarbeitet, wenn sie für das Verfahren erforderlich sind. Dies betrifft insbesondere:
• aktuelle Leistungsbescheide bei Bezug von Leistungen nach dem SGB II, SGB XII, Asylbewerberleistungsgesetz, Wohngeld oder Kinderzuschlag nach § 6a BKGG,
• Einkommensnachweise, Steuerunterlagen, Bescheide oder vergleichbare Unterlagen, soweit diese im Rahmen einer Überprüfung der Selbsteinstufung ausdrücklich angefordert werden,
• Nachweise zu Unterhaltszahlungen oder sonstigen Einkünften, soweit diese im Rahmen einer Überprüfung erforderlich sind.
Bitte reichen Sie Einkommensunterlagen nur ein, wenn der Landkreis Göttingen Sie ausdrücklich dazu auffordert oder wenn Sie eine Kostenbeitragsbefreiung wegen Leistungsbezugs geltend machen.
5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt, soweit sie für die Wahrnehmung der Aufgaben des Landkreises Göttingen im Zusammenhang mit der Ferienbetreuung und der Kostenbeitragserhebung erforderlich ist.
Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist, sowie Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt. Die fachrechtlichen Grundlagen ergeben sich insbesondere aus § 24 Abs. 4 SGB VIII in Verbindung mit § 90 SGB VIII sowie, soweit Sozialdaten im Rahmen der Jugendhilfe verarbeitet werden, aus §§ 61 und 62 SGB VIII in Verbindung mit den Vorschriften zum Sozialdatenschutz, insbesondere §§ 67 ff. SGB X.
Soweit personenbezogene Daten bei dem jeweiligen Anbieter des Ferienbetreuungsangebotes, insbesondere beim Bovender Sportverein von 1861 e. V., erhoben oder von dort an den Landkreis Göttingen übermittelt werden, erfolgt dies nur, soweit hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht und die Daten für die Aufgabenerfüllung erforderlich sind. Soweit für einzelne Datenübermittlungen keine gesetzliche Grundlage besteht, erfolgt die Verarbeitung nur auf Grundlage einer gesonderten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO.
Eine Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt nur, wenn hierauf ausdrücklich hingewiesen wird. Die bloße Kenntnisnahme dieser Datenschutzhinweise stellt keine Einwilligung dar. Sie haben das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.
Soweit im Einzelfall Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, erfolgt dies nur, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht oder eine ausdrückliche Einwilligung vorliegt.
6. Datenquellen und Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dem Bovender Sportverein und dem Buchungssystem
Der Landkreis Göttingen erhebt die für die Selbsteinstufung, Kostenbeitragserhebung und Kostenbeitragsbefreiung erforderlichen Daten grundsätzlich direkt bei den Eltern bzw. Personensorgeberechtigten, insbesondere über die verbindliche Erklärung zur Selbsteinstufung und die dazugehörigen Nachweise.
Die Online-Buchung des Ferienbetreuungsangebotes beim Bovender Sportverein von 1861 e. V. erfolgt über das vom Verein eingesetzte Buchungssystem. Für die Datenverarbeitung im Rahmen der Online-Buchung ist grundsätzlich der Bovender Sportverein von 1861 e. V. verantwortlich. Es gelten ergänzend die Datenschutzhinweise des Bovender Sportvereins.
Soweit dies für die Durchführung des Ferienbetreuungsangebotes, die Prüfung der Rechtsanspruchsberechtigung, die Selbsteinstufung, die Kostenbeitragserhebung, die Kostenbeitragsbefreiung, die Geschwisterermäßigung oder die Abrechnung erforderlich und rechtlich zulässig ist, können personenbezogene Daten zwischen dem Bovender Sportverein von 1861 e. V. und dem Landkreis Göttingen ausgetauscht werden.
Daten, die nicht unmittelbar bei den Eltern bzw. Personensorgeberechtigten erhoben werden, können insbesondere aus der Online-Buchung beim Bovender Sportverein von 1861 e. V. stammen. Hierzu können insbesondere folgende Daten gehören:
• Name und Vorname des Kindes,
• Geburtsdatum des Kindes,
• Angaben zum gebuchten Ferienbetreuungsangebot,
• Name und Kontaktdaten der Eltern bzw. Personensorgeberechtigten,
• Angaben zur verbindlichen Buchung,
• Angaben, die zur Zuordnung, Durchführung, Abrechnung oder Klärung des Kostenbeitrages erforderlich sind.
Eine Übermittlung erfolgt nur, soweit sie für die Durchführung des Verfahrens erforderlich und rechtlich zulässig ist. Sofern eine Datenübermittlung vom Bovender Sportverein von 1861 e. V. an den Landkreis Göttingen auf eine Einwilligung gestützt wird, wird diese Einwilligung gesondert eingeholt.
7. Empfängerinnen und Empfänger der Daten
Innerhalb des Landkreises Göttingen erhalten nur die Stellen Zugriff auf die Daten, die diese zur Bearbeitung des Verfahrens benötigen. Dies können insbesondere zuständige Mitarbeitende des Fachbereichs Jugend, der Finanz- bzw. Kassenverwaltung, der Buchhaltung sowie ggf. der Rechts- oder Datenschutzstelle sein.
Außerhalb des Landkreises können Daten übermittelt werden an:
• den jeweiligen Anbieter des Ferienbetreuungsangebotes, insbesondere den Bovender Sportverein von 1861 e. V., soweit dies für Durchführung, Zuordnung oder Abrechnung erforderlich und rechtlich zulässig ist,
• technische Dienstleister, soweit diese im Auftrag oder im Rahmen zulässiger technischer Verfahren tätig werden,
• Zahlungs- oder Buchungsdienstleister, soweit dies im Zusammenhang mit dem jeweiligen Buchungs- oder Zahlungsvorgang erforderlich ist,
• andere öffentliche Stellen, soweit eine gesetzliche Verpflichtung oder eine rechtliche Befugnis zur Übermittlung besteht.
Eine Weitergabe an Dritte zu Werbezwecken findet nicht statt.
8. Speicherdauer
Der Landkreis Göttingen speichert personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die Durchführung des Ferienbetreuungsangebotes, die Festsetzung und Abrechnung des Kostenbeitrages, die Bearbeitung möglicher Rückfragen, Erstattungen, Nachforderungen, Prüfungen oder Rechtsbehelfe sowie zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.
Unterlagen zur Kostenbeitragserhebung und Abrechnung werden nach Abschluss des Verfahrens entsprechend den geltenden kommunal-, haushalts-, kassen- und archivrechtlichen Vorgaben aufbewahrt und anschließend gelöscht bzw. datenschutzgerecht vernichtet, sofern keine weitere Aufbewahrung erforderlich ist.
Nicht erforderliche Unterlagen werden nicht dauerhaft gespeichert. Sollten Unterlagen ohne Aufforderung eingereicht werden, die für das Verfahren nicht benötigt werden, können diese zurückgegeben oder datenschutzgerecht vernichtet werden.
9. Pflicht zur Bereitstellung der Daten
Die Bereitstellung der für Anmeldung, Selbsteinstufung, Kostenbeitragserhebung und Abrechnung erforderlichen Daten ist notwendig, damit der Landkreis Göttingen den Kostenbeitrag festsetzen und das Verfahren bearbeiten kann.
Wenn keine Selbsteinstufung abgegeben wird, erfolgt eine Zuordnung zur höchsten Kostenbeitragsstufe. Werden im Falle einer Überprüfung erforderliche Nachweise nicht innerhalb der gesetzten Frist vorgelegt, kann ebenfalls eine Einstufung in die höchste Kostenbeitragsstufe erfolgen.
Wenn eine Kostenbeitragsbefreiung wegen Leistungsbezugs geltend gemacht wird, ist der jeweils aktuelle Leistungsbescheid vorzulegen. Ohne Vorlage eines entsprechenden Nachweises kann eine Kostenbeitragsbefreiung nicht berücksichtigt werden.
10. Automatisierte Entscheidungsfindung
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
11. Ihre Rechte
Sie haben nach Maßgabe der Datenschutz-Grundverordnung folgende Rechte:
• Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten,
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten,
• Recht auf Löschung, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
• Recht auf Datenübertragbarkeit, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen,
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen,
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft, soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht,
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
Zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
12. Hinweis zur Datenminimierung
Bitte reichen Sie nur die Unterlagen ein, die für das jeweilige Verfahren erforderlich sind.
Das Berechnungsblatt zur Einkommensermittlung dient grundsätzlich nur als Hilfestellung für Ihre eigene Selbsteinstufung und verbleibt bei Ihnen. Einkommensnachweise sind nur einzureichen, wenn der Landkreis Göttingen Sie im Rahmen einer Überprüfung ausdrücklich dazu auffordert.
Wenn Sie Leistungen nach dem SGB II, SGB XII, Asylbewerberleistungsgesetz, Wohngeld oder Kinderzuschlag nach § 6a BKGG beziehen und deshalb eine Kostenbeitragsbefreiung geltend machen möchten, reichen Sie bitte den aktuellen Leistungsbescheid ein.
Bei Fragen zur Selbsteinstufung wenden Sie sich bitte an den Landkreis Göttingen (Fachdienst 51.6.1) unter folgender E-Mail-Adresse: ferienbetreuung@landkreisgoettingen.de oder der Service-Nummer: 0551 525-3773.